Tur satışında kontenjanı doğru görmek için her hareket tarihinin kapasitesini ayrı tutun; onaylı yolcuları ve hâlâ geçerli opsiyonları bu kapasiteden düşün. Bilgi isteyen müşteriyi satış olarak saymayın. Her opsiyona bitiş zamanı ve takip sorumlusu atayın; süresi dolduğunda yerin yeniden satılabilir olmasıyla dosyanın iptalini ayrı işlemler olarak yönetin.
Bir satışçı telefonda son iki yeri teklif ederken başka bir satışçı aynı hareket için dosya açabilir. İkisi de birkaç dakika önce doğru sayıyı görmüş olabilir. Bu nedenle ekranda kalan yeri göstermek kadar, opsiyon ve onay kaydedildiği anda güncel kapasiteyi yeniden kontrol etmek önemlidir.
Bu rehber, tur ve paket satan acenteler için önerilen bir operasyon düzenidir. Opsiyon süresi, ödeme koşulları ve iptal uygulaması her üründe aynı değildir; kendi tedarikçi anlaşmalarınızı ve müşteriye bildirilen koşulları esas alın.
Talep, opsiyon ve onaylı dosyayı ayırın
Ekibin kullandığı durum isimlerinin somut bir karşılığı olmalıdır. “Müşteri olumlu” gibi bir not, kaç yerin ayrıldığını veya ne zamana kadar tutulacağını tek başına anlatmaz.
Talep veya teyit bekleyen dosya
Müşteri belirli bir turla ilgilenir; tarih, kişi sayısı veya fiyat henüz netleşmemiş olabilir. Bu aşamada görüşmenin sorumlusu ve sıradaki iş bellidir, ancak önerilen iş akışımızda kontenjan ayrılmaz. Yer tutulacaksa ayrıca geçerli bir opsiyon oluşturulur.
Web formunda “bilgi istiyorum” seçeneğini doldurmak da tek başına kesin rezervasyon oluşturmaz. Sitenizde talebin hangi ekibe nasıl ulaşacağı ve müşteriye neyin bildirileceği açık olmalıdır. Ön taraftaki bu düzen için seyahat acentesi web sitesi rehberini inceleyebilirsiniz.
Opsiyon
Belirli hareket için belirli sayıda yer, tanımlı süre boyunca tutulur. Opsiyonda en az tur ve hareket kimliği, kişi sayısı, dosya sorumlusu, bitiş tarih-saat bilgisi ve müşteriden beklenen adım belli olmalıdır. “Yarın akşama kadar” yerine tarih, saat ve gerektiğinde saat dilimi yazın.
Müşteriye verdiğiniz süre, tedarikçinin size tanıdığı süreden uzun olmamalıdır. İki ayrı süre varsa ikisini de takip edin; müşteriden cevap beklerken tedarikçideki yerin serbest kalması satışın tamamlanmasını engelleyebilir.
Onaylı dosya
Acente sürecindeki gerekli kontroller tamamlanmış, yer teyit edilmiş ve satışın koşulları netleşmiştir. Hangi ödeme veya belge adımının onay öncesinde gerektiğini kendi sürecinizde tanımlayın. Her ürün için aynı kapora oranını veya tek bir onay şartını varsaymayın.
Onaylı olmak, bütün ödemenin tahsil edildiği anlamına gelmeyebilir. Dosya durumu ve ödeme bakiyesi ayrı izlenmelidir. Tahsilat, tedarikçi maliyeti ve kalan borcun ayrımını tur acentası muhasebesi rehberinde ele alıyoruz.
Kontenjanı tur adına değil, hareket tarihine bağlayın
Aynı turun iki farklı kalkışı, iki ayrı kapasite hesabıdır. Bir tarihte boşluk bulunması diğer tarihte yer olduğu anlamına gelmez. Hareket kaydında en az kalkış tarihi, tur kimliği, satışa açılan kapasite ve bu kapasitenin güncelleme sorumlusu bulunmalıdır.
Önce sayım birimini de belirleyin: yolcu, koltuk veya başka bir kapasite türü mü? Çocuk ve bebeklerin kapasiteye etkisi, ulaşım ve hizmet koşullarıyla birlikte tanımlanmalıdır. Tek bir turdaki uygulamayı bütün ürünlere taşımayın.
Önerilen temel hesap şöyledir:
Satılabilir yer = satışa açılan kapasite − onaylı yer − geçerli opsiyon yeri.
Tedarikçi blokesi veya ekip için ayrılmış yerler varsa bunları başlangıçtaki satışa açılan kapasiteyi belirlerken çıkarın. Aynı blokeyi sonradan tekrar düşmeyin. Dosya sayısı ile yolcu sayısını da karıştırmayın: üç kişilik tek dosya, bu modelde üç yer tutar.
Örnek hareket: 40 kişilik kapasite nasıl değişir?
Aşağıdaki tur ve sayılar bütünüyle varsayımsaldır. Örnekte satışa açık kapasite 40 kişidir; personel veya başka bir bloke bu 40'ın dışında tutulmuştur. Her yolcu bir yer tüketir. Gerçek ürününüzde farklı bir kapasite kuralı varsa hesabı ona göre kurun.
12 Kasım 2026 hareketi için saat 10.00'daki tablo şöyle olsun:
| Kayıt grubu | Kişi sayısı | Kapasite hesabındaki etkisi |
|---|---|---|
| Onaylı yolcular | 24 | 24 yer tutulur |
| Geçerli opsiyonlar | 9 | 9 yer tutulur |
| Süresi dolmuş opsiyonlar | 4 | Aktif kapasiteyi tutmaz |
| Henüz opsiyon verilmeyen talepler | 5 | Aktif kapasiteyi tutmaz |
Satılabilir yer 40 − 24 − 9 = 7'dir. Tüm dosyalardaki kişi sayılarını toplayıp 42 kişinin satıldığını düşünmek, talep ve süresi dolmuş opsiyonu satışa eklemek olur.
Saat 11.00'de geçerli opsiyonlardan üç kişilik dosya onaylansın. Onaylı kişi sayısı 27, geçerli opsiyon 6 olur. Kalan yer hâlâ 7'dir: aynı üç kişi bu kez onaylı grupta sayılır. Onay sırasında üç yeri bir kez daha düşmek, kapasiteyi eksik gösterir.
Saat 11.15'te yeni iki kişilik opsiyon verilirse geçerli opsiyon 8'e çıkar ve satılabilir yer 5 olur. Bu aşamada kesinleşmiş yolcu listesinde 27 kişi vardır. Sekiz opsiyonlu yolcu ayrı takip edilir; dört süresi dolmuş opsiyon ve beş bilgi talebi kesin yolcu listesine eklenmez.
Hareketten önce hazırlanacak son operasyon listesini o andaki onaylı dosyalarla yeniden karşılaştırın. Bu örnek bir kontrol yöntemidir; kullandığınız yazılımın otomatik manifest veya rooming list ürettiği anlamına gelmez.
MEB'in Rezervasyon İşlemleri eğitim materyali de transfer listelerinin kesinleşmiş rezervasyonlardan hazırlanmasını anlatır. Bu, eski bir konaklama operasyonu örneğidir; buradaki tur senaryosuna aktardığımız öneri, kesin ve bekleyen yolcuları ayrı saymaktır.
Opsiyon bittiğinde yapılacak üç ayrı işlem
1. Kapasitenin durumunu kontrol edin
Süresi dolmuş opsiyonun yer tutmaya devam edip etmediğini kontrol edin. Yeniden opsiyon vermek veya onaya geçirmek için o anda yeterli yer bulunmalıdır. Eski opsiyonun bir zamanlar var olması, yerin hâlâ müşteriye ayrıldığı anlamına gelmez.
2. Dosyanın sonraki adımını belirleyin
Kontenjandaki yerin serbest kalması ile rezervasyon dosyasının iptal edilmesi farklı kayıtlardır. Müşteri hâlâ karar veriyor olabilir; yeniden müsaitlik sorulması veya başka hareket önerilmesi gerekebilir. Süre uzatılacaksa yeni son tarihi ve yetkili kişinin kararını kaydedin.
İptal kararı verilirse gerekçeyi, müşteriye bildirilen sonucu ve varsa tahsilat/iade işlemini ayrıca takip edin. Opsiyonun bitmesi için otomatik bir kesinti veya iade oranı varsaymayın. Bu yazı hukuki iptal ve iade değerlendirmesi içermez.
3. Müşteri iletişimini tamamlayın
Bir iş listesinin güncellenmesi, müşteriye bilgi gönderildiğini göstermez. Bildirimi kimin, hangi kanaldan ve ne zaman yapacağını belirleyin. Dosya sorumlusu izinliyse devralacak kişi de belli olsun; yalnız satışçının kişisel takvimine dayanan takip vardiya değişiminde aksayabilir.
Son yeri iki satışçının aynı anda istemesi
Örneğin bir yer kaldığında iki temsilci aynı anda işlem yaparsa, ikisinin de son kontrolden önce gördüğü sayı bir olabilir. Güvenilir süreçte kontrol ile yer ayırma aynı işlemin parçalarıdır. İlk başarılı kayıttan sonra ikinci işlem güncel duruma göre durmalı veya alternatif gerektirmelidir.
Yazılımı değerlendirirken bu senaryoyu iki kullanıcıyla deneyin. Yalnız takvimde “dolu” rengi görmekle yetinmeyin; aynı son yer için ikinci opsiyon veya onay denemesinin sonucunu kontrol edin. Tedarikçinin ayrı sistemindeki kapasitenin de otomatik güncellendiğini, doğrulanmış bir bağlantı olmadan varsaymayın.
Günlük iş listesi ve Acente CRM Pro'nun kapsamı
Sabah ve vardiya devrinde şu soruları cevaplayın:
- Bugün hangi opsiyonlar bitiyor; her birinin sorumlusu kim?
- Süresi geçmiş dosyalarda müşteri görüşmesi veya yeni karar bekleniyor mu?
- Onaylanan dosyaların yolcu sayısı, hareketi ve ödeme planı doğru mu?
- Son yerleri kalan hareketlerde kapasite yeniden kontrol edildi mi?
- İptal edilen veya kişi sayısı değişen dosyaların kaydı güncellendi mi?
- Yaklaşan hareket için operasyon listesi son onaylı kayıtlarla eşleşiyor mu?
Acente CRM Pro, tur ve hareket kaydı üzerinden süreli opsiyon ve dosya takibi sunar. Ürün açıklamasına göre opsiyon ve onay sırasında kapasite kilitli sorguyla kontrol edilir. Süresi dolan opsiyon artık yer tutmaz; bu yer yeniden satılabilir kapasiteye döner. Genel bakıştaki iş listesi yaklaşan ve geçmiş opsiyonları gösterir.
Sürenin bitmesi dosyayı otomatik iptal etmez ve müşteriye hatırlatma göndermez. Program otomatik e-posta, SMS veya WhatsApp iletimi ve hareket bazlı rooming list üretimi sunmaz. Bu nedenle dosya takibiyle müşteri iletişimini ve son operasyon listesini ayrı sorumlularla tamamlayın.
Sık sorulan sorular
Opsiyon her zaman 24 saat mi olmalı?
Hayır. Süreyi ürün, hareket tarihi, tedarikçinin koşulları ve müşteriye verilen bilgi belirler. Bu rehber genel bir opsiyon süresi önermiyor; önemli olan tarih-saat bilgisinin açık ve takip edilebilir olmasıdır.
Süresi dolan opsiyonu doğrudan onaylayabilir miyiz?
Önce güncel kapasiteyi ve satış koşullarını yeniden doğrulayın. Yer başka bir dosyaya ayrılmış olabilir. Gerekli teyitleri tamamlamadan müşteriye eski yerin korunduğunu söylemeyin.
Hareketlerinizi, opsiyon kurallarınızı ve ekip görevlerini dosya akışıyla karşılaştırmak için Hotel Dijital ile iletişime geçin.
