Tur Acentası Muhasebesi: Operatör Borcu, Brüt Kâr ve Dövizli Tahsilat

Tur acentası muhasebesinde yönetimin izleyeceği birim rezervasyon dosyasıdır. Her dosyada satış fiyatı, operatör maliyeti, operatöre yapılan ödeme, kalan borç ve brüt kâr kendi para biriminde tutulur. Brüt kâr satış ile maliyet arasındaki farktır; kasadaki nakit değildir. Tahsilat, iade ve fatura ayrı kayıtlardır ve ay sonunda dosyayla mutabık olmalıdır.

Resmî muhasebe ile dosya takibi arasındaki fark nedir?

Resmî muhasebe, mali müşavirin vergi mevzuatına göre tuttuğu defterdir; fatura, beyanname ve dönem sonu değerlemesi burada yapılır. Dosya takibi ise yönetimin üç sorusunu cevaplar: Bu turda ne kazandım, operatöre ne kadar borçluyum, müşteriden ne kadar alacağım var? İkisi aynı belgelere dayanır ama resmî defter dosya bazında kârı tek başına göstermez.

Satış acentası mı, tur düzenleyen mi?

Bu yazıda operatör, sattığınız turu veya hizmeti üreten taraftır: turu düzenleyen başka bir acenta, otel, transfer firması ya da yurt dışındaki karşı acenta. Seyahat Acentaları Yönetmeliği'ne göre A grubu tüm seyahat acentalığı hizmetlerini yapar; B grubu bilet satar ve A grubunun turlarını satar; C grubu yalnız Türk vatandaşları için yurt içi tur üretir ve satar (md. 7). Satılan ürün başka bir acentaya aitse ürün sahibi acenta sözleşmede açıkça belirtilir (md. 44/3) (Seyahat Acentaları Yönetmeliği, mevzuat.gov.tr). Aynı bilgi dosyada “operatör” alanı olarak durmalıdır; borcun kime ödeneceği buradan okunur.

Rezervasyon dosyasında hangi rakamlar tutulur?

Her rezervasyon, satıştan son ödemeye kadar tek bir dosya numarasıyla izlenir. Tablodaki ilk dört alan girilir, son üçü hesaplanır.

Örnek hesap: kasadaki para kâr değildir

Aşağıdaki rakamlar örnek hesaptır, gerçek veri değildir. Satış 1.000 EUR, operatör maliyeti 820 EUR olsun. Müşteriden 700 EUR tahsil edilmiş, operatöre 600 EUR ödenmiş. Operatöre kalan borç 220 EUR, müşteriden kalan alacak 300 EUR'dur. Kasada bu dosyadan net 100 EUR vardır (700 − 600), brüt kâr ise 180 EUR'dur (1.000 − 820). Tahsilatın erken, operatör ödemesinin geç geldiği dosyada ise kasa, henüz kazanılmamış bir kârı gösterir.

Reklam kararında da ciroya değil dosyaların brüt kârına bakın; bunun için hangi satışın hangi kampanyadan geldiğini bilmeniz gerekir. Dönüşüm izlemeyi seyahat acentaları için Google Ads rehberinde anlattık.

Müşteri operatöre veya otele doğrudan öderse

Müşteri bedelin bir kısmını otele girişte ya da doğrudan operatöre ödeyebilir. Bu para kasanıza girmez ama dosyada hem alacağı hem borcu kapatır. Tahsilat satırında paranın kime ödendiğini işaretleyin: acentaya ya da operatöre/otele. İşaret yoksa operatör ekstresi dosyayla tutmaz ve aynı tutar ikinci kez ödenebilir.

Dövizli tahsilat nasıl kaydedilir?

Paket fiyatının döviz kuruna göre değiştiğini seyahat acentası paket tur SEO rehberinde sayfa tarafından ele almıştık. Kayıt tarafındaki kural, para birimlerini dosyada karıştırmamaktır:

• Satış ve maliyet anlaşılan para biriminde kalır; kur değişti diye satış tutarı yeniden yazılmaz.
• Tahsilat alındığı para biriminde kaydedilir. EUR'luk tura TL ödeme geldiyse satır TL'dir; alacaktan düşerken kullanılan kur satıra yazılır.
• Operatöre ödeme, gönderildiği para biriminde ve ödeme günü kuruyla kaydedilir.
• Çevrim yalnız raporda yapılır; kurun kaynağı ve tarihi rapora yazılır.

Resmî tarafta kural farklıdır. Vergi Usul Kanunu'na göre kayıt ve belgelerde Türk parası kullanılır; belgeler Türk parası karşılığı gösterilmek şartıyla yabancı parayla da düzenlenebilir, yurt dışındaki müşteriler adına düzenlenenlerde bu şart aranmaz (md. 215/2-a). Yabancı paralar ile yabancı para cinsinden alacak ve borçlar borsa rayici ile değerlenir (md. 280) (213 sayılı VUK, mevzuat.gov.tr). Bu değerleme mali müşavirin işidir.

Yönetim raporunda sık kullanılan kaynak TCMB'nin gösterge niteliğindeki kurlarıdır: her iş günü saat 15.30'da belirlenir, ertesi gün Resmî Gazete'de yayımlanır ve TCMB'ye göre hiçbir kişi veya kurumu bağlamaz (TCMB, gösterge niteliğindeki kurlar). Bankanızın kuru farklı olabilir; hangi kaynağı seçerseniz seçin, her ay aynısını kullanın.

Kur etkisini operasyon kârından ayrı gösterin

TL satış ve EUR maliyetli dosyanın sonucu iki parçadır: satış günü kuruyla hesaplanan operasyon kârı ve ödeme gününe kadar oluşan kur etkisi. Tek satırda fiyat kararı ile kurun hareketi karışır; raporda iki satır tutun. Vergisel kur farkını ve KDV matrahını mali müşavirinizle netleştirin.

İade ve iptal: kayıt silinmeden nasıl kapatılır?

Paket Tur Sözleşmeleri Yönetmeliği'ne göre fesih turun başlamasından en az otuz gün önce bildirilirse, vergi, harç ve benzeri yasal yükümlülüklerden doğan masraflar dışında kesinti yapılmadan ödenen bedel iade edilir. Otuz günden az kala yapılan fesihte, sözleşmede belirtilmişse kesinti yapılabilir. İade, fesih bildiriminin paket tur düzenleyicisine veya aracısına ulaşmasından itibaren on dört gün içinde yapılmak zorundadır (md. 16). Esaslı sözleşme değişikliği nedeniyle sözleşmeden dönülürse tüm bedel kesintisiz ve en geç on dört günde iade edilir (md. 10/4) (Paket Tur Sözleşmeleri Yönetmeliği).

Yönetmelik paket tur sözleşmelerine uygulanır: ulaştırma, konaklama ve başka turizm hizmetlerinden en az ikisinin her şey dahil fiyatla satıldığı, yirmi dört saati aşan ya da gecelik konaklama içeren sözleşmeler (md. 4). Yalnız otel satışı bu tanıma girmeyebilir; iade koşulunu o zaman satış sözleşmeniz belirler. Kayıt kuralı iki durumda da aynıdır:

• İade, tahsilata eksi satır olarak girilir; ilk tahsilat satırı silinmez.
• Operatörden geri alınacak tutar ayrı alacak olarak açılır; operatörün kesintisi dosyada ayrıca görünür.
• Fesih bildiriminin ulaştığı tarih dosyaya yazılır; on dört gün bu tarihten sayılır.
• İptal dosyası, iade ve operatör alacağı sıfırlanana kadar açık listede kalır.

Makbuz, fatura, e-Arşiv: hangi belge ne işe yarar?

Tahsilat, fatura ve hizmet belgesi aynı dosyaya bağlanır ama birbirinin yerine geçmez.

Vergi Usul Kanunu'na göre fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı gösteren ticari vesikadır (md. 229). Genel kurala göre hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir; Bakanlık bu süreyi kısaltabilir ve süresinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır (md. 231/5) (213 sayılı VUK). Dosya takibinde bu yüzden “hizmet tamamlandı, fatura yok” filtresi olmalıdır. Voucher'da bulunması gereken alanları otel voucher'ı ve konfirme rehberinde listeledik.

GİB'in 509 sıra no.lu tebliğinin güncel metnine göre e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin faturaları 1 Ocak 2026'dan itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenir; basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler için tarih 1 Ocak 2027'dir. Aynı metin, Kültür ve Turizm Bakanlığı veya belediyeden belgeli, konaklama hizmeti veren otelleri e-Fatura'ya geçmesi zorunlu mükellefler arasında sayar (GİB, VUK Genel Tebliği 509, 2026 güncel metin). Belgeli otelden alınan konaklamanın maliyet faturası da bu yüzden elektronik gelir.

Ay sonu kontrol listesi

• Açık dosyalar: hizmeti bitmiş ama alacağı ya da borcu sıfırlanmamış dosyaları listeleyin.
• Eksi bakiyeler: operatöre maliyetten fazla ödenmiş veya tahsilattan fazla iade yapılmış dosyaları inceleyin.
• Operatör mutabakatı: her operatörün ekstresini borç listenizle karşılaştırın.
• Kasa, banka ve POS: tahsilat satırlarını hesap hareketleriyle eşleştirin.
• Para birimi: TL, EUR ve USD raporlarını ayrı okuyun; farklı para birimlerini kursuz toplamayın.
• İadeler: fesih bildirimlerini tarihe göre sıralayın, on dört günlük süreyi kontrol edin.
• Faturasız hizmet: tamamlanmış ama faturası düzenlenmemiş dosyaları mali müşavire iletin.
• Kur kaydı: kullanılan kurun kaynağını ve tarihini rapora not edin.

Bu kontrolleri ay sonuna yığmamak için haftalık bir rapor ritmi kurun; haftalık performans metrikleri yazımızdaki rapor şablonunu acenta dosyalarına uyarlayabilirsiniz.

Tabloyla mı, programla mı?

Dosya sayısı azken bu yapı bir tabloda kurulabilir: dosyalar, tahsilatlar ve operatör ödemeleri ayrı sayfalarda tutulur, dosya numarasıyla bağlanır. Tablonun nerede zorlandığını Excel ile rezervasyon takibi yazımızda anlattık.

Operatör yerine partner otellerle oda ve gece bazında çalışıyorsanız Rezervasyon PRO bu kayıt mantığının bir kısmını panelde tutar. Tarifede brüt fiyat ve otel neti ayrı tutulur; raporlarda ciro, net ve komisyon ayrışır. Satış anındaki liste fiyatı saklanır, sonradan oluşan fiyat farkı raporlanır. Her tahsilat ayrı satırdır; yöntemi ve paranın acentaya mı otele mi ödendiği seçilir, iade eksi satırdır, kalan tutar izlenir. Yalnız Admin rolüne açık muhasebe modülünde kasa, banka ve POS hesapları, nakit akışı ve dönemsel kâr/zarar bulunur; hareketler CSV olarak indirilir. Sınırları bu yazının konusuyla doğrudan ilgili: rezervasyon TRY, EUR veya USD girilebilir, ancak kur çevrimi yapılmaz ve raporlar tutarları para birimine göre ayırmaz. e-Fatura, e-Arşiv veya muhasebe yazılımı bağlantısı yoktur; modül iç takip içindir. Online ödeme almaz; PMS veya kanal yöneticisi değildir. Tur operatörüne olan borcu değil, otel netini izler.