Excel ile Otel Rezervasyon Takibi: Nerede Zorlanır, Ne Zaman Programa Geçilir?

Excel ile otel rezervasyon takibi, tek kişinin çalıştığı, az sayıda otel ve sade bir kontratla yürüyen dönemde iş görür. Aynı dosyayı birden fazla kişi aynı saatlerde düzenlemeye, çocuk yaşına göre kontrat fiyatı hesaplamaya, kontenjanı gece gece düşmeye, kaporayı ve komisyonu ayrı izlemeye başladığınızda rezervasyon takip programını değerlendirme zamanı gelmiştir.

Bu yazı, birden çok oteli satan acente ve çağrı merkezi ekipleri ile talepleri elle işleyen oteller için. Talepleri WhatsApp'tan topluyorsanız o adımı otel WhatsApp rezervasyon rehberinde ele aldık.

Excel'de otel rezervasyon takibi nasıl kurulur?

Temel kural: her rezervasyon tek satır, her ödeme ayrı satırdır. Kapora, ikinci ödeme ve iade aynı satırın yan sütunlarına yazılırsa kalan tutar elle hesaplanır. Aşağıdaki dört sayfayı ayrı açın ve referans numarasıyla birbirine bağlayın.

Tarihleri metin olarak değil tarih biçiminde girin. Excel tarihleri sıra numarası olarak saklar (1 Ocak 1900 = 1); gece sayısı bu yüzden =Çıkış-Giriş formülüyle bulunur (Microsoft Destek, TARİH işlevi). Otel, oda tipi, pansiyon ve durumu Veri Doğrulama ile açılır listeden seçtirin. Ancak doğrulama yalnız elle yazılan veride çalışır: kopyalanan veya doldurulan veride uyarı çıkmaz, mevcut geçersiz veri için de Excel kendiliğinden uyarmaz (Microsoft Destek, veri doğrulama).

Excel nerede zorlanır?

Düzen doğru kurulsa bile tablo altı noktada zorlanır.

Aynı dosyayı aynı anda düzenlemek

Masaüstü Excel'de birlikte düzenleme için Microsoft 365 aboneliği, .xlsx, .xlsm veya .xlsb biçimi ve OneDrive ya da SharePoint Online gerekir; şirket içi SharePoint siteleri desteklenmez. Dosya OneDrive veya SharePoint Online'daysa Excel için web'de tarayıcıdan da birlikte düzenlenebilir. Birlikte düzenlemeyi desteklemeyen bir sürümle tek kişi dosyayı açarsa diğer herkes “kilitli” hatası alır. Çakışmada genel kural, son kaydedilen değişikliğin geçerli olmasıdır (Microsoft Destek, birlikte düzenleme).

Microsoft'a göre Excel gerçek zamanlı birlikte düzenlemeyi destekler; Access ise yalnız düzenlenen kaydı kilitler: Access kullanıcıları bir veri kümesi, Excel kullanıcıları bir belge üzerinde çalışır (Microsoft Destek, Access ve Excel). Operasyondaki olası karşılığı: iki satışçı aynı otelin son odasını birkaç dakika arayla iki misafire satar ve tablo buna itiraz etmez.

Kontrat fiyatı ve çocuk yaşları

MEB'in rezervasyon programları modülüne göre acente-otel kontratı oda kontenjanlarını, pansiyon ve oda tiplerini, oda fiyatlarını ve çocuk indirimlerini içerir; modülün ifadesiyle “Sezon içerisinde her şey bu kontrattaki anlaşma maddelerine göre gelişir.” Sezon geçişine denk gelen rezervasyonun hangi dönemin fiyatıyla hesaplanacağı da kontrat tanımlarında yer alır (MEB MEGEP, Bilgisayar Rezervasyon Programları 1, 2012).

Tabloda bu kurallar DÜŞEYARA ve iç içe EĞER formülleriyle kurulur. Konaklama iki döneme bölündüğünde, bir çocuk ücretsiz diğeri yarım fiyat bandındayken ve minimum gece şartı varken formül uzar; kontrat yenilenince eski kuralı taşıyan hücreyi bulmak zorlaşır. Raymond Panko'nun derlemesine göre on beş yıllık araştırmalar, tablo hatalarının hem yaygın hem de önemsiz olmadığı sonucunda birleşir (Panko, EuSpRIG 2000). Bu araştırmalar otellere özgü değildir; buradan bir hata oranı çıkarmayın.

Kontenjan ve satış kapatma

Kontenjan oda tipi ve gece bazında sayılır: beş gecelik rezervasyon beş ayrı geceden düşer. Otelin satış kapatma bildirimi bir WhatsApp mesajında veya ayrı bir sekmede kalıyorsa, fiyat veren satışçı onu görmeyebilir. Üstelik formül satışı durdurmaz, yalnız uyarır: “kalan” sütunu eksiye düşse de yeni satır eklenebilir.

Kapora, tahsilat, komisyon ve net fiyat

Acente satışında paranın bir kısmı acenteye, bir kısmı otele ödenebilir. Kısmi ödeme, iade ve tahsil eden tek satıra sığmaz; mahsuplaşmada kime ne ödendiği ancak ayrı tahsilat satırlarından izlenir. Brüt, net ve komisyon ay sonunda elle çıkarılıyorsa, satıştan sonra değişen liste fiyatı da ayrı sütunda dondurulmadan raporlanamaz.

Kim neyi değiştirdi?

Excel'in “Değişiklikleri Göster” özelliği kimin, nerede, ne zaman neyi değiştirdiğini ve önceki değeri 365 güne kadar gösterir (Microsoft Destek). Biçim, nesne, gizleme ve filtreleme değişikliklerini göstermez, VBA ile yapılan değişiklikte önceki değeri vermez. Tek seferlik satın alınmış ya da eski bir Excel sürümüyle yapılan düzenleme izlenemez ve paneli temizler (Microsoft Destek, sorun giderme). Google E-Tablolar'da da eklenen veya silinen satır ve sütunlar, biçim değişiklikleri ve formüllerin yol açtığı değer değişiklikleri hücre geçmişinde görünmeyebilir (Google Dokümanlar Düzenleyicileri Yardım).

Misafir kişisel verisi

Tabloda kimlik veya pasaport numarası duruyorsa ilk soru, dosyayı kimlerin açabildiğidir. Sayfa koruması cevap değildir: hem Microsoft hem Google yardım sayfaları korumanın güvenlik önlemi sayılmaması gerektiğini yazar; Google'a göre korunan tablo yazdırılabilir ve kopyalanabilir. KVKK'nın 12. maddesi veri sorumlusuna hukuka aykırı erişimi önlemek için teknik ve idari tedbir alma yükümlülüğü verir (KVKK). Kurumun rehberi, çalışana işi için gerektiği kadar erişim verilmesini ve bir erişim yetki ve kontrol matrisi kurulmasını önerir; kullanıcıların işlem kaydının düzenli tutulmasını da gerekli sayar (KVKK, Kişisel Veri Güvenliği Rehberi, Ocak 2018, bölüm 3.1 ve 3.2). Bu hukuki görüş değildir.

Programa geçiş için karar listesi

Soruları rezervasyon ekibiyle cevaplayın:

• Aynı dosyayı gün içinde iki veya daha fazla kişi düzenliyor mu?
• Birden çok otelin dönemlik kontratı ve çocuk yaş bantları elle mi hesaplanıyor?
• Kontenjan ve satış kapatma ayrı sekmede ya da mesajlarda mı takip ediliyor?
• Kaporanın kime ödendiği ve kalan tutar mahsuplaşmada fark çıkarıyor mu?
• Brüt, net, komisyon ve fiyat farkı ay sonunda elle mi çıkarılıyor?
• Bir kaydı kimin değiştirdiği cevaplanamıyor mu?
• Voucher şablona kopyala-yapıştırla mı hazırlanıyor?
• Satışlar eleman bazında elle mi sayılıyor?
• Misafirin kimlik bilgisi dosyayı açabilen herkesin erişiminde mi?

Voucher'da bulunması gereken alanları otel voucher'ı ve konfirme rehberinde listeledik.

Rezervasyon takip programı ne değildir?

Geçişte birbirine karışan beş sistemi ayırın.

Google'a fiyat da bu sistemlerden gider: Google Hotel Center'a göre otel fiyat ve müsaitliğini bir bağlantı ortağı üzerinden gönderir; bu ortak bir CRS, rezervasyon motoru, kanal yöneticisi ya da PMS olabilir, takip paneli bu listede yoktur (Google Hotel Center Yardım). Motor seçimini booking engine seçim rehberinde, kanal yöneticisini kanal yöneticisi karşılaştırmasında ele aldık; bu sistemleri birbirine bağlamak için otel yazılım entegrasyonu hizmetimize bakabilirsiniz.

Rezervasyon PRO bu tabloda nereye oturur?

Otel rezervasyon takip programı Rezervasyon PRO, Hoteldijital'in birden çok partner oteli telefon, WhatsApp ve web üzerinden satan acente ve çağrı merkezi ekipleri için geliştirdiği web tabanlı paneldir. Talepleri elle işleyen oteller de kullanabilir; ön büro için ayrıca PMS gerekir.

• Fiyat: kişi paketleri ve sezonluk gecelik tariften hesaplanır; ücretsiz ve yarım fiyat çocuk yaş bantları ile minimum gece otomatik uygulanır.
• Kontenjan: oda tipi ve tarih aralığı için toplu girilir, satış kapatılır; panelden kayıt sırasında kontrol edilir. Tanımlanmamış gece sınırsız sayılır; sitedeki fiyat aracı kontenjanı kontrol etmez.
• Tahsilat: her ödeme ayrı satırdır; paranın acenteye mi otele mi ödendiği seçilir, iade eksi satırdır, kalan tutar izlenir.
• Komisyon ve net: brüt ve otel neti ayrı tutulur; satış anındaki liste fiyatı saklanır, sonraki fiyat farkı raporlanır.
• Roller ve işlem geçmişi: rezervasyon, takvim ve kontenjan ekranlarında kullanıcı yalnız atandığı otelleri görür. Rezervasyon, ödeme, tarife ve kontenjan işlemleri kullanıcı ve zamanla kaydedilir; rezervasyona ait işlemler detay ekranındaki değişiklik geçmişinde görünür, ayrı bir genel kayıt ekranı yoktur.
• Voucher: rezervasyondan PDF olarak indirilir ve otele kendi e-posta veya mesaj kanalınızdan iletilir.

Sınırları: PMS, kanal yöneticisi, online ödeme sistemi veya misafire açık rezervasyon motoru değildir; doluluk takvimi kalan oda sayısını göstermez. Tam liste ürün sayfasının kapsam dışı bölümünde. Sitede sabit fiyat listesi yoktur; kapsam keşif görüşmesinde netleşir.

Excel'den programa geçmeden önce hazırlanacaklar

• Tarife ve kontratları temizleyin: dönem, oda tipi, kişi paketi, çocuk yaş bandı ve minimum gece her otelde aynı biçimde yazılsın.
• İleri tarihli açık rezervasyonları ve bakiyelerini listeleyin; her kaporanın kime ödendiğini netleştirin.
• Kapanmış kayıtların Excel arşivinde kalıp kalmayacağına karar verin.
• Rolleri ve otel atamalarını çıkarın: kim fiyat verir, kim kontenjan girer, kim tahsilat kaydeder?
• En zor senaryonuzu (sezon geçişi, iki çocuklu aile, kısmi kapora) demoda kurgusal verilerle deneyin.

Rezervasyon PRO'da hazır Excel içe aktarma yoktur; kayıtlar panelden girilir. Paneli canlı demoda deneyebilirsiniz (kullanıcı adı: demo, şifre: demo1234; ayrıntılar demo bölümünde). Demo hesabı ortaktır ve veriler her gece sıfırlanır; gerçek misafir bilgisi girmeyin.