Otel kontrat fiyatını doğru hesaplamak için önce fiyatın birimini ve kişi paketini belirleyin, sonra her konaklama gecesini geçerli sezona yerleştirin. Çocuk ücretini kontrattaki yaş ve doluluk koşullarına göre ekleyin; komisyonu da tanımlanan tutar üzerinden hesaplayın. En son çıkan toplamı minimum gece, kontenjan ve satış kapatma koşullarıyla birlikte kontrol edin.
Birden çok oteli satan acentelerde aynı aile için farklı sonuç çıkmasının nedeni bazen yanlış çarpma işlemi, bazen de yanlış tarife seçimidir. İki yetişkin ve bir çocuk için geçerli fiyat, tek yetişkin ve aynı çocuk için geçerli olmayabilir. Bu nedenle satış temsilcisinin hesaplayacağı rakamdan önce hangi kontrat satırını kullanacağı netleşmelidir.
Hesaba başlamadan önce kontrattan hangi bilgileri çıkarın?
Her fiyat satırını şu bilgilerle birlikte okuyun:
- Otel, oda tipi ve pansiyon türü
- Geçerli konaklama dönemi ve varsa satış tarihi koşulu
- Para birimi; fiyatın oda başı mı, kişi başı mı olduğu
- Fiyata dahil yetişkin sayısı ve izin verilen kişi yerleşimi
- Çocuk yaş aralıkları, çocuk sırası ve ek yatak koşulları
- Minimum gece, ek ücretler ve indirimlerin birlikte uygulanıp uygulanamayacağı
- Brüt satış tutarı, otel neti ve komisyonun hesaplama tabanı
Bir bilgi eksikse eski sezonun kuralını otomatik taşımayın. Özellikle “çocuk yüzde 50” ifadesinde, indirimin hangi fiyat üzerinden ve hangi yetişkin yerleşiminde hesaplanacağı yazılı olmalıdır. Oda fiyatının yarısı ile kişi fiyatının yarısı aynı tutarı vermez.
MEB'in Bilgisayar Rezervasyon Programları 1 eğitim materyalinde de çocuk fiyatları yetişkin yerleşimi, yaş aralığı ve dönemle birlikte ele alınır. Bu eski eğitim kaynağını terminoloji için kullanıyoruz; içindeki örnekleri güncel tarife veya tüm oteller için bağlayıcı kural kabul etmiyoruz.
Kontratları tabloda izliyorsanız bu alanları tek bir açıklama hücresine sıkıştırmayın. Rezervasyon, tarife ve ödeme kayıtlarını birbirine bağlama yaklaşımını Excel ile otel rezervasyon takibi rehberinde bulabilirsiniz. Buradaki odak, tarifeden çıkan hesabı doğrulamaktır.
Oda başı ve kişi başı fiyatı ayırın
“İki yetişkin için oda başı gecelik 4.000 TL” tarifesinde temel oda bedeli 4.000 TL'dir. Aynı satırı yetişkin sayısıyla tekrar çarpmak 8.000 TL sonucunu verir ve hesabı iki katına çıkarır.
“Çift kişilik odada kişi başı gecelik 2.000 TL” tarifesinde ise iki yetişkinin temel bedeli 2 × 2.000 = 4.000 TL olur. Bu iki örnek aynı toplamı verse de tek kişi konaklama veya ek kişi hesabında birbirlerinin yerine kullanılamaz. Tek kişi fiyatı, üçüncü yetişkin farkı ve çocuk ek bedeli için ilgili kontrat koşulu gerekir.
Ücretsiz çocuk da odanın kişi kapasitesine dahildir. Fiyatın sıfır olması, odaya sınırsız çocuk eklenebileceği anlamına gelmez. Oda yerleşiminin otel tarafından kabul edildiğini ayrıca doğrulayın.
Örnek kontrat: iki yetişkin, bir çocuk ve iki sezon
Aşağıdaki otel, tarihler, tutarlar ve kurallar bütünüyle varsayımsaldır. Güncel piyasa fiyatı veya sektör standardı göstermez; hesaplama yöntemini açıklamak için oluşturulmuştur.
Örnek kontratımızın koşulları şöyledir:
- Standart oda, kahvaltı dahil; temel fiyat iki yetişkin için oda başı ve geceliktir.
- Oda en fazla iki yetişkin ve bir çocuk kabul eder.
- 29 ve 30 Haziran 2027 gecelerinde temel oda bedeli 4.000 TL; 1 ve 2 Temmuz gecelerinde 4.800 TL'dir.
- İki yetişkinle kalan tek çocuk, giriş tarihinde 6 yaşını doldurmamışsa ücretsizdir. 6 yaşını doldurmuş, 12 yaşını doldurmamışsa yetişkin referans bedelinin yüzde 50'sini öder.
- Yetişkin referans bedeli, yalnız bu örnekte iki yetişkinlik oda fiyatının yarısı olarak tanımlanmıştır. 12 yaşını dolduranlar bu çocuk tarifesinin dışındadır; başka yerleşim ve fiyat teyidi gerekir.
- Yaş, giriş tarihindeki tamamlanmış yaşa göre belirlenir; konaklama sırasında doğum günü olması örnekte fiyatı değiştirmez.
- Minimum konaklama üç gecedir. Hesapta ayrıca indirim veya ek hizmet bedeli yoktur.
- Bu konaklamanın brüt satış bedelinin tamamına yüzde 12 acente komisyonu uygulanır.
Talep, iki yetişkin ve girişte 9 yaşında olan bir çocuk için 29 Haziran giriş, 3 Temmuz çıkıştır. Toplam dört gece vardır. Çıkış günü olan 3 Temmuz ayrıca konaklama gecesi sayılmaz.
Çocuk ücretini her sezonun tabanından hesaplayın
Haziran gecelerinde yetişkin referansı 4.000 / 2 = 2.000 TL'dir. Çocuğun gecelik ücreti 2.000 × yüzde 50 = 1.000 TL olur. Ailenin gecelik toplamı 5.000 TL'dir.
Temmuz gecelerinde yetişkin referansı 4.800 / 2 = 2.400 TL'ye çıkar. Çocuğun gecelik ücreti 1.200 TL; ailenin gecelik toplamı 6.000 TL olur.
Burada çocuk indirimini doğrudan oda fiyatının yarısı olarak uygulamak hatalıdır. İndirim tabanı kontratta açıkça yetişkin referans bedeli olarak tanımlanmıştır.
Gece hesabını dönemlere bölün
| Konaklama geceleri | Gece sayısı | Gecelik oda bedeli | Gecelik çocuk bedeli | Dönem toplamı |
|---|---|---|---|---|
| 29–30 Haziran | 2 | 4.000 TL | 1.000 TL | 10.000 TL |
| 1–2 Temmuz | 2 | 4.800 TL | 1.200 TL | 12.000 TL |
| Toplam | 4 | 22.000 TL |
Giriş gününün fiyatını dört geceye uygulamak bu örnekte 20.000 TL, Temmuz fiyatını tüm gecelere uygulamak 24.000 TL çıkarır. Doğru sonuç 22.000 TL'dir; çünkü varsayımsal kontratımız her geceyi kendi döneminden fiyatlar. Gerçek kontrat giriş tarihine bağlı farklı bir yöntem belirliyorsa o koşulu kullanın.
Brüt, net ve komisyonu aynı tanımla hesaplayın
Bu örnekte “brüt”, komisyon ayrılmadan önceki satış bedelini; “otel neti”, bu bedelden acente komisyonu çıkarıldığında otele ait kalan tutarı ifade eder. Bu adlandırmalar vergi dahil veya hariç tutar tanımı değildir. Vergi ve belge uygulaması bu hesap örneğinin kapsamı dışındadır.
- Brüt satış bedeli: 22.000 TL
- Komisyon: 22.000 × 0,12 = 2.640 TL
- Otel neti: 22.000 − 2.640 = 19.360 TL
Kontrol eşitliği basittir: 19.360 + 2.640 = 22.000 TL.
Net fiyata yüzde 12 eklemek, brüt üzerinden yüzde 12 komisyonla aynı işlem değildir. 19.360 × 1,12 = 21.683,20 TL olur. Otel neti 19.360 TL iken satış bedelinin yüzde 12'sini komisyon olarak ayırmak istiyorsanız işlem 19.360 / 0,88 = 22.000 TL'dir.
Satış temsilcisi indirim yaptığında da hesabı yeniden kontrol edin. Otel netinin değişmediği varsayımıyla satış 21.000 TL'ye düşerse acenteye kalan fark 1.640 TL olur. Satış ekranındaki eski komisyon oranı bu yeni sonucu açıklamaz. İndirimi kimin karşıladığı ve otele ödenecek tutarın değişip değişmediği kayıtta açık olmalıdır.
Tekliften rezervasyona geçerken son kontrol
Fiyatı müşteriye iletmeden önce şu kontrolü yapın:
- Aynı otel, oda ve pansiyon için geçerli kontrat sürümü seçildi mi?
- Çocuğun yaşı, kontratın esas aldığı tarihe göre hesaplandı mı; yaş sınırları doğru uygulandı mı?
- Dört gece doğru sezonlara dağıtıldı mı; minimum gece sağlandı mı?
- İndirim, ek ücret ve komisyon tabanları açık mı?
- Her gece için kontenjan ve satışa açıklık teyit edildi mi?
- Teklifin geçerliliği ve varsa otel onayı gerekliliği müşteriye anlaşılır biçimde bildirildi mi?
Fiyat hesaplamak, otelden yer onayı almakla aynı adım değildir. Kesinleşen bilgilerle hazırlanacak belgeyi kontrol etmek için otel voucher'ı ve konfirme rehberini kullanabilirsiniz.
Rezervasyon PRO bu hesapta nasıl kullanılır?
Rezervasyon PRO, otel satan acente ve çağrı merkezi ekiplerinin bağımsız rezervasyon takip panelidir. Tanımlanan kişi paketleri, dönemlik tarifeler, çocuk yaş kuralları ve minimum gece üzerinden fiyat hesabını destekler; brüt ve otel neti ayrı tutulur. Kontrat girişini tamamladıktan sonra örnekteki gibi sezon ve yaş sınırına yakın birkaç kurgusal rezervasyonla sonucu elle karşılaştırın.
PMS, kanal yöneticisi, misafire açık rezervasyon motoru veya online ödeme sistemi işlevi sunmaz. Voucher PDF olarak indirilir ve ekibin kendi iletişim kanalından gönderilir; genel otomatik voucher e-postası veya personel primi hesaplaması bulunmaz. Ürün kapsamını kendi kontrat yapınızla birlikte değerlendirin.
Sık sorulan sorular
Her otelde aynı çocuk yaş aralığı kullanılabilir mi?
Hayır. Yaş sınırları, çocuk sırası, yetişkin sayısı ve ücretsiz konaklama koşulları otelin kontratına göre değişir. Bu yazıdaki 6 ve 12 yaş sınırları yalnız hesap örneğinin varsayımlarıdır.
Sezon geçişinde ortalama gecelik fiyat kullanılabilir mi?
Önce her gecenin doğru tutarını hesaplayın. Toplamı gece sayısına bölerek sunum için ortalama çıkarabilirsiniz; örneğimizde 22.000 / 4 = 5.500 TL'dir. Bu ortalama, tarih veya kişi sayısı değiştiğinde yeniden hesaplanmalıdır.
Kontrat yapınızı, yaş kurallarınızı ve ekibin fiyat verme sürecini birlikte değerlendirmek için Hotel Dijital ile iletişime geçin.
