Otel rezervasyon programı seçerken önce yazılım türünü belirleyin: ön büro için PMS, OTA dağıtımı için channel manager, sitede online satış için booking engine, çok otelli satış takibi için rezervasyon takip programı gerekir. Tür netleşince 14 kriteri tedarikçiye sorun, altı senaryoyu demoda deneyin ve veri çıkışını sözleşmeden önce yazılı alın.
Otel rezervasyon programı nedir?
Otel rezervasyon programı, bir konaklamanın fiyatını, durumunu, ödemesini ve belgesini tek kayıtta tutan yazılımdır. Aynı ad dört farklı yazılım türü için kullanılır ve her tür başka bir işi çözer.
“Rezervasyon programı” denince kastedilen 4 yazılım türü
| Tür | Kim kullanır | Ne yapar | Tek başına yapmadığı iş |
|---|---|---|---|
| PMS | Otel ön bürosu | Oda numarası, check-in/check-out, housekeeping, folio | Çok otelli satışın fiyat ve komisyon takibi |
| Channel manager (kanal yöneticisi) | Otelin satış ve gelir ekibi | OTA'lara fiyat ve müsaitlik dağıtır | Ön büro ve telefonla satış kaydı |
| Booking engine (rezervasyon motoru) | Otelin web sitesi ve misafir | Misafirin sitede kendi rezervasyonunu yapıp ödemesini sağlar | Telefonla verilen teklif ve kapora takibi |
| Rezervasyon takip / acente programı | Acente, çağrı merkezi, otel satış ekibi | Çok otelli kontrat fiyatı, kontenjan, voucher, tahsilat ve komisyon | Oda operasyonu ve OTA'lara müsaitlik dağıtımı |
Kanal tarafı için channel manager seçerken sorulacaklar, online satış için booking engine nedir ve nasıl seçilir yazılarına bakın; mevcut sistemleri birbirine bağlamak ise ayrı bir PMS ve channel manager entegrasyonu işidir.
Acente programı ile PMS arasındaki fark
Kısaca: PMS otelin içini, takip programı satışı yönetir. PMS'te kayıt odaya bağlanır; takip programında ise kayıt, hangi otelin hangi fiyatla ve kimin tarafından satıldığını, paranın kime ödendiğini gösterir. Misafir kimlik bildirimi de otelde kalır: Emniyet Genel Müdürlüğü'ne göre 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu çerçevesinde her konaklama tesisi kolluk kuvvetlerine anlık bildirim yapmalıdır (EGM, Kimlik Bildirim Sistemi). Bu iş PMS ya da doğrudan KBS üzerinden yapılır; takip programından beklenmez.
Önce ihtiyacı tanımlayın: kim satıyor, hangi kanaldan, kaç otel?
İlk soru “en iyi program hangisi?” değil, “hangi sorunu çözüyoruz?” olmalı. Tablo sık görülen sorunları yazılım türüyle eşleştirir.
| Şu sorunu yaşıyorsanız | Bakmanız gereken tür |
|---|---|
| Booking'deki müsaitliği elle kapatıyorum | Channel manager |
| Check-in'de oda ataması ve housekeeping karışıyor | PMS |
| Sitemden online ödemeli rezervasyon almak istiyorum | Booking engine |
| Telefondaki müşteriye beş otelin fiyatını hızlı veremiyorum | Rezervasyon takip / acente programı |
| Kaporanın kime ödendiği ve komisyon ay sonunda elle çıkarılıyor | Rezervasyon takip / acente programı |
| Tek otel, az oda ve tek kişi çalışıyor | Önce düzenli bir Excel tablosu |
Otelseniz: ön büro işi mi, satış takibi mi?
Oda, check-in ve housekeeping için PMS gerekir. PMS'iniz varken telefon ve web taleplerini, kaporayı ayrıca izliyorsanız takip programı PMS'in yanında çalışır, yerine geçmez.
Acente rezervasyon programı: otel satan acente ve çağrı merkezleri
“Acenta programı” diye de anılan bu ürünlerde belirleyici olan çok otel yönetimi, kontrat fiyatı, kontenjan, voucher ve komisyon/net ayrımıdır. Telefondaki müşteriye birkaç otelin fiyatını tek ekranda verebilmek işin merkezindedir.
Pansiyon ve küçük tesislerde Excel ne zaman yeter?
Tek kişi, az oda ve sade kontratla düzenli bir tablo yetebilir. Dosyayı birden fazla kişi düzenlemeye, kontenjanı ayrıca izlemeye başladığınızda sınıra yaklaşırsınız; işaretlerini Excel ile rezervasyon takibi ve programa geçme zamanı yazısında sıraladık.
Otel rezervasyon programı seçim kontrol listesi (14 kriter)
Kriterleri her tedarikçiye aynı sırayla sorun, cevapları yazılı alın; “demoda gösteririz” denen her satırı demoda deneyin.
| # | Kriter | Neden önemli | Tedarikçiye sorulacak soru |
|---|---|---|---|
| 1 | Yazılım türü ve kapsam dışı | Yanlış tür, ikinci yazılım demektir | Ürününüz hangi işleri yapmıyor? Yazılı kapsam dışı listeniz var mı? |
| 2 | Çok otel yönetimi | Her otelin kontratı ayrıdır | Her otel kendi oda tipi, paketi ve dönem fiyatıyla tanımlanıyor mu? Ücret otel sayısına bağlı mı? |
| 3 | Kontrat fiyatı, çocuk ve minimum gece | Elle hesapta kolayca atlanır | Bu kuralları sistem mi uyguluyor? Demoda bir aile fiyatı hesaplar mısınız? |
| 4 | Hızlı fiyat sorgulama | Müşteri telefonda bekler | Birden çok oteli tek ekranda fiyatlayabiliyor muyum? Sonuç rezervasyon formuna aktarılıyor mu? |
| 5 | Kontenjan ve satış kapatma (allotment, stop-sale) | Aşan satış otelle sorun çıkarır | Kontenjan dolunca kayıt engelleniyor mu, yalnız uyarı mı çıkıyor? Sitedeki fiyat aracı da kontrol ediyor mu? |
| 6 | Voucher ve iptal belgesi | Otel, misafir ve acentenin ortak belgesi | Voucher hangi alanları içeriyor? İptal belgesi ayrı mı? Otele nasıl iletiliyor? |
| 7 | Kapora, kısmi ödeme, kalan bakiye | Eksik kapora girişte sorun çıkarır | Her tahsilat ayrı satır mı? Paranın kime ödendiği ayrılıyor mu? İade nasıl kaydediliyor? |
| 8 | Komisyon, net fiyat ve döviz | Brüt ve net karışırsa kâr görünmez | Brüt ve net ayrı mı? Otel bazında komisyon raporu var mı? Kur çevrimi yapılıyor mu? |
| 9 | Online ödeme ve e-fatura | Ek sağlayıcı veya ücret gerektirebilir | Sanal POS veya ödeme linki dahil mi? e-Fatura ya da muhasebe yazılımı bağlantısı var mı? |
| 10 | Rol, yetki ve otel ataması | Veri güvenliği ve düzen | Hangi roller var? Kullanıcı yalnız atandığı otelleri mi görüyor? İstisna ekranlar hangileri? |
| 11 | İşlem geçmişi ve satış atfı | Prim ve hata takibi buna dayanır | Kim, ne zaman, neyi değiştirdi görülüyor mu? Satış elemana yazılıyor mu? Primi kim hesaplıyor? |
| 12 | Kanal ve web bağlantıları | Elle giriş yükünü belirler | OTA rezervasyonları otomatik mi düşüyor? Web formu talepleri panele geliyor mu? |
| 13 | Veri taşıma ve çıkış | Geçişin gizli maliyetidir | Mevcut kayıtları kim, hangi formatta aktarıyor? Ayrılırsam verimi hangi formatta alırım? |
| 14 | Güvenlik ve KVKK | Rezervasyon kaydı kişisel veri içerir | Veriler hangi ülkede? Yedekleme ve erişim kaydı nasıl? Veri işleyen sözleşmesi imzalıyor musunuz? |
Voucher satırı için otel voucher'ında bulunması gereken bilgiler yazısındaki alan listesini kullanabilirsiniz.
Demoda ayrıca kurcalanacak dört kriter
Kontenjan kontrolü: Bazı sistemler dolu tarihe kaydı engeller, bazıları yalnız uyarır; uyarı yoğun günde tıklanıp geçilir. Kontrolün hangi ekranlarda çalıştığını da sorun.
Paranın kime ödendiği: Kaporanın bir kısmı acenteye, kalanı otele ödenebilir. Program bunu ayırmıyorsa otelle mahsuplaşmada kalan tutar tutmaz.
Rol bazlı görünürlük: “Eleman yalnız kendi otellerini görür” kuralı bazı ekranlarda geçerli olmayabilir. Raporlar, sayaçlar ve talep listeleri için istisnaları yazılı isteyin.
Veriyi dışarı alabilmek: Sözleşme bitince kayıtları hangi formatta, hangi rolle alacağınızı baştan öğrenin; çıkış planı yoksa geçişin maliyeti o gün ortaya çıkar.
Demoda uygulanacak 6 test senaryosu
Hazır sunum yerine kendi senaryolarınızı deneyin; aşağıdaki altı testi kurgusal verilerle uygulayın.
- Aile fiyatı: iki yetişkin ve 5 ile 9 yaşında iki çocuk için fiyat alın. Çocuk yaş kuralı ve minimum gece doğru uygulanıyor mu?
- Dolu tarih: kontenjanı dolu ya da satışa kapalı bir tarihe kayıt girmeyi deneyin. Sistem kaydı engelliyor mu, yalnız uyarıyor mu?
- Kapora: %20 kapora girin, kalanı “otele ödendi” olarak kaydedin. Kalan tutar ve raporlar doğru mu?
- İptal: rezervasyonu iptal edin. İptal belgesi ve işlem geçmişi oluşuyor mu?
- Rol: çağrı merkezi rolüyle giriş yapın. Atanmadığınız bir oteli herhangi bir ekranda görebiliyor musunuz?
- Dışa aktarma: rezervasyon listesini dışa aktarın. Dosya hangi formatta, hangi rolle alınabiliyor?
Rezervasyon PRO'yu değerlendiriyorsanız canlı demoda bu senaryoların çoğunu kurgusal verilerle deneyin (kullanıcı adı: demo, şifre: demo1234). Demo hesabı Admin yetkisiyle açılır; rol senaryosunda kullanıcılar ekranındaki rol ve otel atamalarını inceleyin, atamaya göre süzülmeyen ekranlar aşağıdaki tabloda. Demo ortaktır; gerçek misafir bilgisi girmeyin.
Ücretsiz program mı, Excel mi, ücretli yazılım mı?
Az sayıda rezervasyon ve tek kullanıcıyla ücretsiz seçenekler yetebilir; karar, aynı kayıtlarla kaç kişinin çalıştığına ve kontrat karmaşıklığına bağlıdır.
Excel'in sınırları
Excel'de kontenjan formülü uyarır ama kaydı durdurmaz; çok kullanıcılı düzenleme, işlem geçmişi ve voucher üretimi elle yürür.
TÜRSAB'ın ücretsiz acente yazılımı
TÜRSAB, seyahat acentelerinin rezervasyon, raporlama ve müşteri bilgisi işlemleri için ücretsiz bir yazılım sunuyor; erişim TÜRSAB Online'dan alınan acente koduyla sağlanıyor. Listede otel, transfer, uçak, tur ve gemi rezervasyon formları, voucher ve satış takip raporu var (TÜRSAB, TÜRSAB Yazılımı). Çok otelli kontrat fiyatı, kontenjan ve komisyon/net ihtiyacınızı karşılayıp karşılamadığını kendi senaryolarınızla deneyin.
Toplam maliyette bakılacak kalemler
- Kurulum ve otellerin sisteme tanımlanması
- Kullanıcı, otel ya da dönem başı ücret
- Mevcut kayıtların taşınması ve ekip eğitimi
- Online ödeme, e-fatura gibi ek modüller ya da ayrı sağlayıcılar
- Sözleşme bitiminde veri teslimi ve formatı
Sözleşmeden önce: veri güvenliği, KVKK ve çıkış planı
Rezervasyon kayıtları misafir adı, telefon ve kimlik numarası gibi kişisel veriler içerir. 6698 sayılı Kanun'un 12. maddesine göre veri sorumlusu, uygun güvenlik düzeyini sağlamak için gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almak zorundadır (6698 sayılı Kanun, m.12, mevzuat.gov.tr). Yazılım yurt dışında barındırılıyorsa aktarım kuralları da devreye girer: Kanun'un 9. maddesi 7499 sayılı Kanunla değişti ve değişiklik 1.6.2024'te yürürlüğe girdi (KVKK, Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması Rehberi, 2025).
Tedarikçiye şunları sorun:
- Veriler hangi ülkede, hangi sağlayıcıda barındırılıyor?
- Yedekleme nasıl alınıyor, geri yükleme denendi mi?
- Erişim ve değişiklik kaydı tutuluyor mu?
- Veri işleyen sözleşmesi imzalanıyor mu?
- Sözleşme bitince veriler hangi formatta teslim ediliyor?
Bu bölüm genel bilgilendirmedir, hukuki danışmanlık değildir.
Rezervasyon PRO bu listede nerede duruyor?
Hoteldijital'in otel rezervasyon takip programı Rezervasyon PRO, birden çok partner oteli telefon, WhatsApp ve web üzerinden satan acente ve çağrı merkezi ekipleri için web tabanlı bir paneldir. PMS, channel manager, online ödeme sistemi ya da misafire açık rezervasyon motoru değildir.
| Kriter | Rezervasyon PRO'da |
|---|---|
| Çok otel ve kontrat fiyatı | Var. Oda tipi, kişi paketi ve dönemlik brüt/net fiyat; çocuk yaş bantları ve minimum gece otomatik. Toplu fiyat sorgulama bölgedeki otelleri tek seferde fiyatlar. |
| Kontenjan ve satış kapatma | Var (Yönetici ve Admin). Panelden yapılan kayıtta kontrol edilir; sitedeki fiyat aracı kontenjanı kontrol etmez. |
| Voucher | PDF olarak indirilir: acente belgesi ya da sade otel voucher'ı; iptal voucher'ı ayrıdır. Otele kendi kanalınızdan iletilir. |
| Kapora ve tahsilat | %10, %15 ve %20 kapora hesaplayıcı; her tahsilat ayrı satır, paranın acenteye mi otele mi ödendiği seçilir, kalan tutar izlenir. |
| Komisyon, net, döviz | Brüt ve net ayrı tutulur. TRY, EUR ve USD girilebilir; kur çevrimi yoktur. |
| Roller ve kayıt izi | Admin, Yönetici, Çağrı Merkezi Elemanı. Rezervasyon, takvim ve kontenjan ekranlarında yalnız atanan oteller görünür; sayaçlar, raporlar ve web talepleri bu atamaya göre süzülmez. İşlemler kullanıcı ve zamanla kaydedilir, rezervasyon detayında görünür; genel kayıt ekranı yoktur. |
| Online ödeme, e-fatura, OTA bağlantısı | Yok. Booking veya Expedia rezervasyonları elle girilir. |
| Dışa ve içe aktarma | Rezervasyon listesi ve muhasebe hareketleri CSV olarak alınır (Admin). Excel'den toplu içe aktarma yoktur. |
Tam liste için Rezervasyon PRO'nun yapmadığı işler bölümüne bakın. Sitede sabit fiyat listesi yoktur; kapsam keşif görüşmesinde netleşir.
Özet: üç adımda doğru program
Önce yazılım türünü seçin, sonra 14 kriteri her tedarikçiye aynı sırayla sorun, en son altı senaryoyu demoda deneyin; veri güvenliği ve çıkış planını sözleşmeye yazdırın. Rezervasyon PRO'yu bu listeyle sınamak isterseniz demoyu açın.
Sıkça sorulan sorular
Otel rezervasyon programı ile PMS aynı şey mi?
Hayır. PMS ön büro, oda ve check-in işlerini yönetir; rezervasyon takip programı satışın fiyatını, ödemesini ve belgesini izler. Bazı PMS'lerde rezervasyon modülü vardır, ama çok otel satan acentenin ihtiyacı farklıdır.
Acente rezervasyon programı ne işe yarar?
Birden çok partner otelin kontrat fiyatını, kontenjanını, voucher'ını, kaporasını ve komisyonunu tek kayıtta tutar. Satışı yapan elemanı da kayda yazar.
Ücretsiz rezervasyon programı var mı?
Acenteler için var: TÜRSAB, acentelere ücretsiz bir yazılım sunuyor. Az sayıda rezervasyon için bir tablo (Excel ya da ücretsiz Google E-Tablolar) da yetebilir. Çok otelli kontrat fiyatı, kontenjan ve komisyon/net ihtiyacınızı karşılayıp karşılamadığını test edin.
Excel'deki rezervasyonlarımı yeni programa aktarabilir miyim?
Tedarikçiye göre değişir; içe aktarma formatını ve işi kimin yapacağını sözleşmeden önce sorun. Rezervasyon PRO'da toplu Excel içe aktarma yoktur; kayıtlar panelden girilir.
Booking ve Expedia rezervasyonları programa otomatik düşer mi?
Yalnız bir channel manager ya da PMS entegrasyonu varsa. Bağlantısı olmayan takip programlarında bu kayıtlar elle girilir; Rezervasyon PRO'da da öyle.
Otelinizin veya acentenizin dijital pazarlama stratejisini birlikte değerlendirmek için keşif görüşmesi talep edebilirsiniz.
Keşif görüşmesi talep et
